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Betriebliches Eingliederungsmanagement

Was ist BEM eigentlich? Was müssen Arbeitgeber*innen aber auch Arbeitnehmer*innen darüber wissen und was sollte man beachten?

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist für Arbeitgeber*innen im Sinne des § 167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch  verpflichtend. Dieser Fall tritt ein, sobald Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. 

Mithilfe des Betriebliche Eingliederungsmanagements soll herausgefunden werden, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement dient in erster Linie der aktiven Unterstützung der Arbeitnehmer*innen bei der Genesung und der Rückkehr an den Arbeitsplatz.

Zudem haben Arbeitnehmer*innen durch Betriebliches Eingliederungsmanagement die Chance:

• ihre Erwerbsfähigkeit und ihre Beschäftigung zu erhalten,

• weiter am Arbeitsleben teilzunehmen,

• ihren Lebensunterhalt weiter durch Arbeit zu sichern,

• auch künftig berufliches Know-how anzuwenden und neues zu erwerben,

• bei länger andauernden gesundheitlichen Problemen unterstützt zu werden,

• den Arbeitsplatz und die Arbeitsinhalte an mögliche, gesundheitliche Beeinträchtigungen anpassen zu lassen,

• attraktiv für den Arbeitsmarkt der Zukunft zu bleiben, auf dem ältere Arbeitnehmer immer stärker nachgefragt werden und Frühverrentung immer weniger möglich sein wird. (Quelle: Haufe Online Redaktion 2019)

Doch nicht nur Arbeitnehmer*innen profitieren von dem betrieblichen Eingliederungsmanagement, denn durch den Erhalt der Gesundheit der Arbeitnehmer*innen kann die Produktivität des Unternehmens gesteigert werden. Lohnfortzahlungskosten werden somit reduziert. Arbeitgeber können also den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens nachhaltig fördern, indem sie aktiv die BEM-Prozesse mit ihren Mitarbeitenden planen und umsetzen. (Handelsblatt 2016 )

Denn, wenn ein Unternehmen Beschäftigte wegen Krankheit über längere Zeit oder sogar dauerhaft verliert, entstehen zusätzlich Kosten für:

•            Entgeltfortzahlung während der Fehlzeiten,

•            Überbrückung durch Überstunden oder Aushilfen,

•            Einarbeitung und Anleitung von Aushilfen,

•            Suche nach adäquatem, dauerhaftem Ersatz,

•            Vorstellungsgespräche, Entscheidungsfindung,

•            Ausbildung und Einarbeitung der neuen Arbeitskraft,

•            zusätzliche Personalverwaltung.

Wussten Sie?: Gem. § 167 Abs. 3 Sozialgesetzbuch (SGB) IX können Arbeitgeber*innen für die Einführung eines BEM vom Rehabilitationsträger bzw. dem Integrationsamt (für schwerbehinderte Beschäftigte) eine Prämie oder einen Bonus erhalten. (Quelle: Haufe)

Psychische Krankheiten verursachen Großteil an Arbeitsunfähigkeitstagen 

Laut TK Gesundheitsreport  (2020) erstreckten sich im Jahr 2019 mit 66,9 Prozent insgesamt etwa zwei Drittel der Arbeitsunfähigkeitsfälle über maximal eine Woche. Diesen Fällen sind allerdings lediglich 17,0 Prozent der gesamten gemeldeten Fehlzeiten zuzuordnen.  Interessant ist: Arbeitsunfähigkeit erstreckt sich zu einem überwiegenden Teil nur über kurze Zeiträume, langfristige AU-Meldungen stellen eher seltene Ereignisse dar. In Anbetracht der dann im Einzelfall trotzdem vorherrschenden langen Erkrankungsdauer, entfällt ein erheblicher Anteil an allen gemeldeten Arbeitsunfähigkeitstagen auf diese relativ seltenen langen Arbeitsunfähigkeitsfälle. So machen ca. 5 Prozent der Krankmeldungen mit einer Dauer von mehr als sechs Wochen mit 50,1 Prozent knapp die Hälfte der gemeldeten Fehlzeiten aus.  

Neben Erkrankungen des Muskel-Skelett- und des Atmungssystems haben vor allem psychische Erkrankungen in den letzten Jahren kontinuierlich an Bedeutung gewonnen. So ist laut Statista (2020) das Arbeitsausfallvolumen aufgrund psychischer Diagnosen im vergangenen Jahrzehnt um knapp 70 Prozent gestiegen.  

Auch die Barmer informiert darüber, dass im vergangenen Jahr eine Krankschreibung wegen psychischer Leiden im Bundesdurchschnitt bei rund 45 Tagen lag. Ein möglicher Grund für die langen Fehlzeiten könnte die oft nicht rechtzeitig erkannte (oder von der Umwelt nicht ernst genug genommene) längere psychische Belastung sein, die dann als Folge wiederum eine zeitintensivere Behandlung (Psychotherapie; Coaching, Unterstützung) nach sich zieht. In Einzelfällen gegebenenfalls dann auch einen stationären Aufenthalt.

Wie wird jetzt aber beim BEM vorgegangen?

  • Soweit erforderlich, wird der Werks- oder Betriebsarzt hinzugezogen.
  • Sinnvoll ist zudem, den direkten Vorgesetzten des betroffenen Mitarbeiters und auch den Betriebsrat einzubinden. 
  • Weitere Beteiligte, wie BGM-Manager*innen, BEM-Beauftragte sowie Personalmanager*innen können ebenfalls unterstützend in den Prozess eingebunden werden. 
  • An externen Partnern kann der Arbeitgeber die Rentenversicherungsträger, die Berufsgenossenschaften, die Krankenkassen, den Unfallversicherungsträger, die Agentur für Arbeit und bei Schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Menschen das Integrationsamt und den Integrationsfachdienst hinzuziehen. (Quelle: Haufe Online Redaktion 2019)

Praktische Tipps zur Umsetzung des Betrieblichen Eingliederungsmanagement in Unternehmen: 

Wie das BEM durch­geführt wer­den soll­te, ist ge­setz­lich nicht fest­ge­legt. Das Bun­des­ar­beits­ge­richt (BAG) spricht hier von ei­nem “er­geb­nis­of­fe­nen Such­pro­zess” BAG, Be­schluss vom 22.03.2016, 1 ABR 14/14, Rn.11 .

In je­dem Fall muss der Ar­beit­ge­ber dem Ar­beit­neh­mer gem. § 167 Abs.2 Satz 3 SGB IX vor Beginn des BEM bzw. im Rah­men ei­nes Ein­la­dungs­schrei­bens auf die Zie­le des BEM und auf Art und Um­fang der hierfür er­ho­be­nen und ver­wen­de­ten Da­ten hin­wei­sen. 

Wie kann ein Betriebliches Eingliederungsmanagement ablaufen? 

Jedoch sind die Möglichkeiten der Umsetzung im Rahmen des BEM vielfältig. Wie ein mögliches Betriebliches Eingliederungsmanagement ablaufen könnte, ist im Folgenden kurz erklärt: 

  1. Offizielles Einladungsschreiben durch den/die Arbeitgeber:in 

Das BEM be­ginnt mit ei­nem of­fi­zi­el­len Ein­la­dungs­schrei­ben des Ar­beit­ge­bers, in dem die Zie­le des BEM erläutert wer­den. Die dar­an be­tei­lig­ten Gre­mi­en und Stel­len sollten kurz vor­ge­stellt wer­den und die Da­ten­schutz-Maßnah­men erklärt wer­den. Das BEM findet nur statt, wenn der/die Arbeitnehmer*in das Einverständnis gibt. 

  1. Erstes BEM-Gespräch 

Stimmt der/die Arbeitnehmer:in der Umsetzung eines BEM zu, erfolgt ein ers­tes BEM-Gespräch entweder mit dem BEM-Verantwortlichen alleine oder mit weiteren, entsprechend fachlich qualifizierten Beteiligten. Ziel dieses Gesprächs ist es herauszufinden, welche Gründe es für diese Fehlzeiten gibt und, ob die Fehlzeiten ursächlich mit den Arbeitsbedingungen in Zusammenhang stehen. Dabei wird gezielt nach den Auslösern für diese Erkrankung gesucht. Um die Ursache der Erkrankung zu ergründen, kann es auch notwendig sein, dass der betroffene Mitarbeiter sich von einem Betriebsarzt freiwillig untersuchen lässt. 

  1. Maßnahmen und Anpassungen 

Dann wer­den, je nach den Vor­schlägen der Be­tei­lig­ten, wei­te­re Gespräche geführt, z.B. auf der Grund­la­ge von ärzt­li­chen Emp­feh­lun­gen oder von Vor­schlägen des Be­triebs­rats und/oder des Ar­beit­neh­mers. Diese Empfehlungen umfassen zum Beispiel, wie Ar­beits­auf­ga­ben, Ar­beits­abläufe, Ar­beits­zei­ten, der Ar­beits­platz oder die Ar­beits­um­ge­bung geändert wer­den könn­ten, damit sich der Betroffene wohler fühlt. Hier gibt es ein großes Spektrum von Maßnahmen, die ergriffen werden können, um die Fehlzeiten zu reduzieren

Diese Maßnahmen können von der Beantragung einer Kur, der Veränderung des Arbeitsplatzes (z. B. Ausstattung mit einem höhenverstellbarem Schreibtisch, der auch das Stehen ermöglicht, oder einer speziellen ergonomischen Computermaus), der Verpflichtung zu einem Gespräch bei einem Reha-Berater der Rentenversicherung bis zu einer Umsetzung auf einen anderen Arbeitsplatz gehen. 

  1. Abschlusserklärung 

Sch­ließlich wird das BEM of­fi­zi­ell mit ei­ner ge­mein­sam un­ter­zeich­ne­ten Ab­schluss-Erklärung be­en­det. In der Erklärung wird fest­ge­hal­ten, ob Maßnah­men er­grif­fen wer­den sol­len, und falls ja, wel­che. 

 Die vereinbarten Maßnahmen werden in einem Protokoll zusammengefasst und mit einem Reflexionszeitpunkt (z. B. ein Jahr bis zum Zweitgespräch) verbunden. Dieses Protokoll dient als Grundlage für das Zweitgespräch

Evaluation des Betrieblichen Eingliederungsmanagement 

Trotz der flexiblen Handlungsspielräume handelt es sich beim BEM um einen Managementprozess mit festen Abläufen. Um den Erfolg des Prozesses und der erarbeiteten Lösungen dokumentieren zu können, bietet der Praxisleitfaden von Gesundheitsmanagement24  sinnvolle, zu erhebende Kennzahlen. 

Kennzahlen könnten demnach z.B. sein: 

  • Anzahl geführter BEM-Telefonate, 
  • Anzahl verschickter BEM-Anschreiben,
  • Anzahl der Zusagen, 
  • Anzahl der Ablehnungen, 
  • Anzahl der geführten Gespräche, 
  • Anzahl der erfolgreich umgesetzten Maßnahmen, 
  • Dauer des BEM-Einzelfalles,
  • Entwicklung der Langzeiterkrankungen im Unternehmen sowie 
  • Entwicklung der Fehlzeiten insgesamt im Betrieb. 

Diese Kennzahlen können z.B. in Form eines BEM-Jahres-Berichtes ausgewertet und anschließend an die Belegschaft kommuniziert werden. So wird das Vertrauen der Belegschaft und die Transparenz gestärkt und ein Betriebliches Eingliederungsmanagement nachhaltig in die Organisationsstrukturen integriert. 

Digitales Betriebliches Eingliederungsmanagement 

Eine digitale und prozessorientierte Software für das Betriebliche Eingliederungsmanagement kann für BEM-Manager*innen eine große Unterstützung für BEM-Prozesse sein und den Verwaltungsaufwand verringern. 

Mit der geeigneten Software können Arbeitgeber*innen alle Abläufe und Dokumentationspflichten im Zusammenhang mit dem BEM-Prozess revisionssicher nach §167 Sozialgesetzbuch IX abbilden. 

Saneware Software GmbH bietet BEM-Verantwortlichen eine umfängliche digitale BEM-Software, die sicher durch den BEM-Prozess führt. Vom Einladungsschreiben bis zur Evaluation.  Das Kennzahlensystem von Saneware liefert in Echtzeit einen transparenten Überblick über den Status des betrieblichen Eingliederungsmanagements. So kann frühzeitig Handlungsbedarf erkannt werden und die eingesetzten Ressourcen können auch entsprechend überprüft werden.  In der BEM-Software sind erprobte und rechtlich gesicherte Schreiben an die Mitarbeiter enthalten, die man jederzeit per Knopfdruck erzeugen und versenden kann. Die Antwort des Mitarbeiters wird dabei digital bearbeitet. Bei Ablehnung des Angebots wird das Schreiben sicher in der BEM-Akte archiviert. Bei Zusage des Mitarbeiters kann der BEM-Manager innerhalb der Software den Termin für das Erstgespräch setzen und die beteiligten Personen nach dem Wunsch des Mitarbeiters festlegen.   Der BEM-Manager kann die im Erstgespräch vereinbarten Maßnahmen dann aus einem kundenspezifischen Katalog zuordnen und mittels Termin- und Aufgabenüberwachung komfortabel koordinieren. Eine lückenlose Dokumentation wird garantiert, denn bereits ab der Identifizierung des Falles werden sämtliche Vorgänge im System transparent und übersichtlich als Timeline dokumentiert. Eingaben und Änderungen werden revisionssicher protokolliert.  Nach der gesamten Durchführung wird der BEM-Fall evaluiert und geschlossen

Betriebliches Eingliederungsmanagement & Datenschutz 

Wird ein Betriebliches Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. Sozialgesetzbuch (SGB) IX eingeführt, stellen sich zahlreiche datenschutzrechtlichen Fragen, insbesondere zum Umgang mit den während des BEM-Prozesses erfassten und ausgewerteten Daten. Dazu sind zahlreiche datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten. Damit Handlungssicherheit und Transparenz bei allen Beteiligten sichergestellt wird, sollte der komplette BEM-Prozess berücksichtigt und jeder einzelne Schritt unter datenschutzrechtlichen Aspekten betrachtet werden. Ist ein Betriebsrat vorhanden, empfiehlt sich der Abschluss einer einschlägigen Betriebsvereinbarung

So wirkt sich das fehlende BEM auf die krankheitsbedingte Kündigung aus 

In der Betriebspraxis kann Arbeitnehmer*innen wegen lang andauernder Erkrankung oder häufigen Kurzerkrankungen gekündigt werden. Allerdings hat die Rechtsprechung für die Wirksamkeit solch einer krankheitsbedingten Kündigung hohe Hürden aufgestellt. Eine dieser Hürden ist die Erforderlichkeit eines betrieblichen Eingliederungsmanagements nach § 167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IX. Wird ein BEM nicht angeboten, kann die krankheitsbedingte Kündigung allein aus diesem Grund bereits unwirksam sein. Zunächst kommt es darauf an, ob sich der zu kündigende Arbeitnehmer auf das Kündigungsschutzgesetz berufen kann. Ist das nicht der Fall, macht das fehlende oder unzureichende BEM die krankheitsbedingte Kündigung nicht unwirksam. Genießt der Arbeitnehmer jedoch Kündigungsschutz nach dem KSchG, führt das in einem nachfolgenden Kündigungsschutzprozess zu einer Umkehr der Beweislast. Das heißt, der Arbeitgeber muss darlegen und beweisen können, dass die krankheitsbedingte Kündigung auch bei einem BEM erfolgt wäre (Bundesarbeitsgericht (BAG), Urteil vom 10.12.2009, Az.: 2 AZR 400/08 ). Kann er das nicht, ist die Kündigung in dem Fall unwirksam.

Wir hoffen, diese Informationen sind hilfreich-sowohl in der Theorie als auch in der Praxis. BEM ist nicht ganz unkompliziert und es gibt einiges zu beachten.

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